PROGETTO GESTIONE DEL MAGAZZINO

Risponderò ad alcune domande che spesso mi vengono poste sulle quali ho costruito la fase di tutto il progetto di riorganizzazione del magazzino attraverso le linee della suplay chain e la comunicazione.

Stato attuale dell’azienda in riferimento alla tematica del progetto

Quali elementi hanno portato l’azienda a portare avanti la tematica?

Quali criticità sono state individuate dal consulente?

In questo periodo storico sempre più computerizzato e burocraticamente più complesso, i modelli di organizzazione e gestione dei materiali (magazzino) richiedono la conoscenza  e l’utilizzo di specifici modelli e tecniche che, fino a qualche anno fa, l’Azienda in questione, poteva farne a meno. 

Negli ultimi anni, il mancato utilizzo di una diversa tecnica organizzativa, ha portato ad un aumento di scorte inutilizzate ed una grave crescita del magazzino non solo in termini di articoli ma anche e negativamente in termini economici.

Ottimizzare le scorte partendo da una mappatura di tutti gli articoli presenti in magazzino e da una collaborazione più unita e consapevole del personale, porterà ad un miglioramento economico, ad un miglioramento delle relazioni nelle squadre di lavoro del progetto, ad una conoscenza della gestione analitica del rischio riguardo ad eventuali possibili perdite economiche e ad un eccellente lavoro indiretto di team building.
In questo momento all’azienda serve una organizzazione basata sulle regole della supply chain.

Una riflessione mi porta a rispondere alla seconda domanda.

La gestione dei materiali dovrebbe essere estesa all’intero della supply network (rete di fornitura) permettendo di coordinare i flussi fisici ed informativi non solo nel network immediato, ma dal punto di origine a monte del supply network fino al punto di consumo a valle.

Una delle difficoltà più importanti che nasce quando non si condividono le informazione nel trasferimento degli ordini degli attori a valle a quelli a monte, sono perdite economiche.
La mancata condivisione si riverbera sulle scorte della supply chain e possono essere soggette ad oscillazioni ampie ed irregolari.

In pratica, ciò che potrebbe accadere in Azienda nell’imminente futuro, è molto simile al gioco dei “bisbigli cinesi”.
Un gruppo di ragazzi si dispone in fila: il primo sussurra una frase al secondo che, indipendentemente dal fatto che abbia sentito chiaramente o meno, la ripete a voce bassa al ragazzo successivo e così via: man mano che il messaggio viene trasmesso tende a distorcersi.
Se a questo fattore aggiungiamo il fatto che il desiderio da parte di ogni attore è quello di ottimizzare localmente la propria porzione del supply network, il tutto diventa confusione e, di nuovo, perdita economica con l’aggravante che, se non comunichiamo bene i singoli prodotti con lo stesso nome (nome che deve essere conosciuto a tutti gli addetti) ci troveremo in magazzino tanti prodotti uguali con nomi diversi senza saperlo.

Domande
Quali problemi comporta la gestione attuale e come l’intervento consulenziale/formativo può risolverli?
Quali sono i contenuti che intendente affrontare nel percorso formativo/consulenziale?

Alcuni punti importanti che con questo lavoro di riorganizzazione si terrà in considerazione per evitare confusione sono:

1- Condivisione delle informazioni

Di solito nessuno ha una visione globale di cosa stia accadendo più a valle della sullpy chain (la rete che include tutti gli individui, le organizzazioni, le risorse, le attività e le tecnologie coinvolte nella creazione e nella “vendita” di un prodotto: dall’acquisto dei materiali dal fornitore, fino alla consegna del prodotto finito all’utente finale interno) e, in particolare, di quale sia la domanda del “mercato finale”. Se tutti gli attori principali chiamati in causa, potessero conoscere l’andamento della domanda finale si potrebbero evitare molti problemi causati dalla non conoscenza dei fatti.

2- allineamento dei canali

Con allineamento dei canali distributivi si intende un insieme di pratiche (basate anche sulla comunicazione e riunioni interne andando così a lavorare anche sul miglioramento del punto 1) per coordinare a livello di supply network le decisioni sui piani di produzione, sulla movimentazione dei materiali, sulla gestione delle scorte e sulle strategie commerciali (per esempio le richieste dei tecnici).

3- obiettivi strategici e gestione dei materiali

l’obiettivo deve essere chiaro a tutti gli attori: ricerca dell’efficienza e quindi la riduzione delle scorte tenendo in considerazione che, alcune scorte non devono mai mancare anche se vengono utilizzate poco o addirittura mai ma, se mancassero dal magazzino e non fossero reperibili (a volte sono prodotti che richiedono 6/7 mesi dall’ordine,all’arrivo) fermerebbe la produzione con un danno economico.
In questo caso bisogna riflettere bene in base al contesto in cui ci si trova.

Alla base di questa visione delle scorte c’è un ragionamento, fra gli addetti, molto semplice e discordante in Azienda che bisogna allineare trasmettendo una conoscenza tecnica e, soprattutto, relazionale agli addetti. Il ragionamento è “le scorte sono costose e vanno eliminate”. Se questo è vero in certi contesti non lo è per tutti, dipende sempre dal contesto in cui si opera.

A seconda delle caratteristiche della domanda dei prodotti devono essere adottate diverse strategie di gestione del supply network distinguendo i prodotti funzionali da quelli innovativi a quelli particolarmente indispensabili anche se non vengono utilizzati (come descritto nel paragrafo precedente). I primi sono caratterizzati da cicli di vita molto lunghi e domanda prevedibile. Invece i prodotti innovativi sono caratterizzati da cicli di vita brevi, poiché hanno spesso un forte contenuto di moda, e quindi rimangono sul mercato per poco tempo. Quelli indispensabili, lo ripeto per importanza, la loro mancanza in un momento del bisogno porterebbe un grave danno economico.

4- tecniche di look back

sono tante le ragioni che inducono un’azienda a tenere le scorte quante sono le tecniche che si potrebbero usare. Le tecniche del look back per la gestione delle scorte consente di stimare tre parametri fondamentali:
1) quanto deve essere ordinato al fornitore
2) quando è necessario ordinare al fornitore
3) chi e come deve essere ordinato

5- il lotto economico

il modello del lotto economico suggerisce quanto ordinare al fornitore, al fine di minimizzare i costi annui dovuti all’emissione degli ordini di acquisto e al mantenimento delle scorte. Questo lavoro dell’ufficio acquisti è molto importante e vengono considerati:
– il costo di emissione degli ordini (posta, telefono, pianificazione, ispezione, ecc…)
-il costo di mantenimento delle scorte a magazzino o costo del tenere, che comprende la somma di diversi componenti di costi quali : la movimentazione, l’ obsolescenza, l’assicurazione, le tasse ecc…

6)- in questo punto 6, ultimo ma primo per importanza, descrive un’azione da non sottovalutare ma direi prioritaria per il nostro progetto.
Tutto ciò che si conosce si può gestire a volte con una linea guida nuova a volte migliorando la comunicazione alle volte servono entrambe le cose (come nel caso di questo progetto) ma, un comun denominatore che non può mancare in qualsiasi contesto e con qualsiasi metodo si decida di usare è la MAPPATURA.

Nel caso in cui non si ha il controllo di tutta la merce giacente nel magazzino e l’organizzazione sente il bisogno di mappare ogni singolo pezzo, il primo passo da fare è ammettere di non avere il controllo.

Senza una codificazione dettagliata non sarebbe possibile mettere in campo nessun metodo perché non gli consentirebbe di essere efficace portando risultati reali, nè sulla chiarezza degli acquisti, nè sul controllo economico.

6 bis)- Altro fattore importante è la comunicazione nella mappatura.

Le domande che ci si pone nei casi di una preparazione alla consapevolezza della mappatura sono:
a) Tutti i pezzi che giacciono in magazzino sono codificati al fine di una loro tracciabilità?

b) I pezzi codificati sono stati inseriti tutti con i medesimi nomi (comunicazione della mappatura) leggibili e riconoscibili dagli addetti ai lavori (magazzinieri e clienti)?

c) Le marche (brand) sono state scelte limitandole ad un numero chiuso tenendo in considerazione sia i prodotti funzionali che i prodotti innovativi?

d) Gli ordini sono automatici tenendo in considerazione la seconda tecnica del look back descritta nel punto 4 ? “quando ordinare al fornitore”: punto di riordino.

Domanda. Quanto l’emergenza COVID ha influenzato la scelta di sviluppare la tematica? Ha fatto emergere dei limiti organizzativi? Se si, quali, sempre riferiti alla tematica e anche più in generale nel contesto organizzativo;

L’emergenza COVID ha influenzato negativamente e bruscamente su tutti i fattori organizzativi in Azienda, portando un danno economico e relazionale (le persone sono più nervose e si applicano con meno entusiasmo e meno responsabilità per paura generale che mina la propria salute e quella della loro Famiglia causata dalle restrizioni e dalle difficoltà che tutti conosciamo).

Domanda. Quali migliorie ci si aspetta dalla messa a regime della tematica scelta?
Ottenere una migliore gestione del materiale in magazzino e delle risorse in Azienda, sia economiche che dei dipendenti:
ottenere una miglior coesione e maggior collaborazione fra le persone che fanno parte a questo progetto, migliorare le relazioni dei dipendenti, garantire agli operatori del magazzino e della produzione il minimo sforzo e la massima sicurezza con l’interazione del magazzino, allineare i compiti a valle e a monte senza calare le regole dall’alto ma fare in modo che siano concordate, condivise ed applicate con l’approvazione di tutti.

Domanda. Oltre alle migliorie organizzative, sono identificabili anche delle migliorie sulle persone? Crescita professionale, aumento di competenze (e si, quali)

Letteralmente parlando, organizzazione significa “un gruppo di persone che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo condiviso”, da qui la comprensione e l’importanza di quanto la crescita personale di ogni singola persona facente parte di questo progetto, sia in primo piano.
In questa Azienda tutte le persone dei reparti che aderiscono a questo progetto, sentono il bisogno di unirsi di più, di fare squadra, di ottimizzare i tempi, di conoscere le tecniche della comunicazione verbale e non verbale, di conoscere tecniche nuove di organizzazione e, in questo progetto di supply chain, rientrano tutte.
Aumento delle competenze e della valorizzazione delle singole persone. Tutti i membri del progetto, se ascoltate e prese in considerazione daranno il meglio di se.

Il beneficio economico che arriverà dopo questo lavoro sarà una conseguenza del singolo lavoro che ogni persona farà su di se, sulla squadra e, anche, sull’apprendimento di una nuova tecnica e cultura organizzativa.

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